Privacybeleid

Stichting ontmoetingscentrum De Stut  

Ontmoetingscentrum De Stut, gevestigd aan Maasstraat 3 te Heemskerk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Algemene informatie AVG

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).

Contactgegevens:
Ontmoetingscentrum De Stut
Maasstraat 3
1966 VN te Heemskerk
Telefoonnummer: 0251-248648
Website: www.destut.nl
E-mail: cursusadmin@destut.nl
Bankrelatie: ING nr. NL38 INGB 0008 1525 74
Dhr. J.B. Dahlkamp is namens het bestuur de Functionaris Gegevensbescherming van Ontmoetingscentrum De Stut, hij is te bereiken via cursusadmin@destut.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken
Ontmoetingscentrum De Stut verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
  • Titels
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • BSN-nummer (docenten)
  • Bankrekeningnummer

Ontmoetingscentrum De Stut gebruikt deze gegevens om de inschrijvingen zo snel en gemakkelijk mogelijk te laten verlopen, tevens kunnen wij de deelnemers zo op de hoogte houden van deelname aan – en het wel of niet doorgaan van de aangeboden cursus.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige neem dan contact met ons op via cursusadmin@destut.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Ontmoetingscentrum De Stut verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Bij cursisten

  • Het afhandelen van uw betaling
  • Inschrijven voor een cursus en/of activiteit
  • Verzenden van ons programmaboekje
  • U te informeren over wijzigingen die betrekking hebben op onze cursussen en/of activiteiten.

Bij vrijwilligers

  • Uitnodiging voor bijeenkomsten
  • Administratie i.v.m. correspondentie bij gelegenheden.
  • Ten behoeve van verantwoording aantallen aan subsidieverstrekkers. (Gemeenten)
  • Versturen verjaardagskaart of belangstelling tonen bij ziekte en zeer.

Verwerking van deze gegevens worden verricht door onze administratieve – en financiële administratie.

Beveiliging.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

* Alle personen die namens Ontmoetingscentrum De Stut van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en hebben een z.g. “Geheimhoudingsverklaring” getekend.
* Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
* Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij Fysieke of technische incidenten.
* Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
* Onze medewerkers/ vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
* Alle papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan zijn opgeslagen achter slot en grendel.

Geautomatiseerde besluitvorming

Ontmoetingscentrum De Stut neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierom besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een medewerker van Ontmoetingscentrum De Stut tussen zit. Ontmoetingscentrum De Stut gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen: de gegevens van personen, als adres, telefoonnummers, geboortedatum, banknummer, mail staan opgeslagen in de database Access. Deze gegevens worden gebruikt om de personen op de hoogte te brengen en houden van cursussen en activiteiten bij Ontmoetingscentrum De Stut.  Verder worden in Word en Excel verslagen en overzichten gemaakt over de voortgang bij de Stut. In deze overzichten kunnen ook personele gegevens voorkomen. 
Bij de financiële administratie wordt onder andere gebruik gemaakt van de giro- of banknummers van de cursisten om het cursusgeld te innen. Verder worden betalingen gedaan, de docenten betaald. De gegevens van de database staan in een file op de beveiligde pc.  Verder hebben wij een kopie van de database om de programma’s, indien nodig, te verbeteren en te herstellen.  
Indien nodig en op verzoek worden op papier uitdraaien gemaakt met personele gegevens. Dit bijvoorbeeld voor adresgegevens en telefoonnummers van de cursisten van een bepaalde docent te geven of adresgegevens te hebben voor het versturen van de post.
Er wordt wekelijks een back- up gemaakt. Als er gegevens op verzoek moeten worden verwijderd wordt dit dan verwijderd.
De computers zijn voorzien van een wachtwoord waar alleen de ICT-ers en cursusadministratie gebruik van kunnen maken.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Ontmoetingscentrum De Stut bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen na het beëindigen van deelname aan cursussen en of activiteiten voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: voor de digitale versie twee jaar en de papierenversie wordt ieder jaar vernietigd.
De gegevens worden bewaard in database en op papierlijsten in mappen.

Wettelijke bewaartermijnen.
Fiscale bewaartermijnen/boekhouding 7 jaar (art. 52 lid 4 AWR)
De basisgegevens van de fiscale administratie dienen 7 jaar bewaard te blijven. Dit zijn onder meer:

  • Het grootboek
  • De debiteuren- en crediteurenadministratie
  • De voorraadadministratie
  • De in- en verkoopadministratie
  • De loonadministratie

Voor andere onderdelen van de administratie is het soms mogelijk andere termijnen met de Belastingdienst af te spreken.

Subsidieadministratie: 7 jaar: rechten en verplichtingen alsmede de betalingen en de ontvangsten die van belang zijn voor de vaststelling van de subsidie (art. 4:69 AWB).
Loonadministratie: 7 jaar: Basisgegevens van de loonadministratie zoals informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens.
Loonbelastingverklaring: 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. (Art.  12.1 lid 5 uitvoeringsregeling LB 2011) 
Kopie identiteitsbewijs van werknemers: 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd. (Art.  7.5 lid 4 uitvoeringsregeling LB 2011)
Kopieën van beschikkingen of verklaringen die van de werknemer zijn ontvangen: 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.

 

Incidentele afwijkingen van de bewaartermijn
In individuele gevallen kan indien nodig worden afgeweken van de gestelde bewaartermijn. Denk hierbij aan:

  • Bij klachten: De bewaartermijn is dan 2 jaar na afhandeling van de klacht.
  • Bij Juridische procedures: De bewaartermijn is dan 2 jaar na afhandeling van de procedure.

Bij andere gerechtvaardigde belangen mits het doel verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen én voor zover de belangen van de betrokkene niet prevaleren

Delen van persoonsgegevens met derden
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee wij geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Ontmoetingscentrum De Stut gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Ontmoetingscentrum De Stut en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar cursusadmin@destut.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen twee weken, op uw verzoek. Ontmoetingscentrum De Stut wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Ontmoetingscentrum De Stut neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via cursusadmin@destut.nl
Voor uitgebreide informatie verwijzen wij u naar de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Kan deze Privacyverklaring worden gewijzigd?
Deze Privacyverklaring kan door Ontmoetingscentrum De Stut te allen tijde gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op deze website gepubliceerd zijn. Wij raden u aan de Privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Vragen
Hebt u vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, dan kunt u deze richten aan: 
Ontmoetingscentrum De Stut Maasstraat 3, 1966 VN  Heemskerk of per e-mail naar: cursusadmin@destut.nl  t.a.v. Dhr. J. B. Dahlkamp.

Meldplicht datalekken
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat Ontmoetingscentrum De Stut direct een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek heeft en eventueel aan de betrokkenen.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de “Autoriteit Persoonsgegevens”, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Heemskerk, 16 mei 2018