Bijlage van het Jaarverslag 2017

Bijlage bij Jaarverslag 2017 Ontmoetingscentrum de Stut

 

Representatie en vrijwilligers

-De Nieuwjaarsbijeenkomst op 9 januari was deze keer in de vorm van een buffet. Dit gaf de genodigden de gelegenheid om onder het nuttigen van een broodje elkaar een goed nieuw jaar te wensen en bij te praten. Een mooie opkomst met zo’n 100 gasten.

-Er zijn 14 gesprekken gevoerd met kandidaat vrijwilligers. Deze zijn allen begonnen met een inwerkperiode. Tien personen hebben aangegeven hierna te willen blijven.

-Op 31 oktober hebben wij tijdens een feestelijk samenzijn afscheid genomen van onze langstzittende vrijwilliger en medeoprichter Ruurd Visser.

-Er zijn ons dit jaar zes (voormalige) vrijwilligers ontvallen. Omdat zij allen nog in beeld waren is hieraan op gepaste wijze aandacht besteedt.
-Gedurende het jaar organiseren we meerdere contactmomenten voor de vrijwilligers. Deze worden goed bezocht. Dat kan zijn om hen te bedanken, bijvoorbeeld in de vorm van het Vrijwilligersfeest. Maar het kan ook dienen als teambuilding zoals de zomerschoonmaak of een gezellig samenzijn tijdens de Zomerborrel of Kerstkout.
-Er is een goed contact met collega-welzijnswerkers. Dit jaar waren er twee collega’s bij wie het dienstverband is beëindigd en waarvan afscheid is genomen.

Samenwerking en Public Relations

-Traditioneel gaat het nieuwe seizoen in augustus van start met een Open Huis. Begin augustus zijn de programmaboekjes al verspreid door de ‘ postduiven’; vrijwilligers die eropuit trekken om de ruim 900 brochures te bezorgen bij cursisten die het afgelopen seizoen stonden ingeschreven. Voor zover dat nog niet is gebeurd, kan men tijdens het Open Huis inschrijven en kennismaken met nieuwe cursussen.

-Daar waar mogelijk, is De Stut in de regio aanwezig om haar aanbod te promoten. Hiervoor is zelfs een heuse promokoffer die gevuld is met kleurrijke flyers en programmaboekjes. We waren dit jaar aanwezig bij informatiemarkten en zijn betrokken geweest bij de organisatie en uitvoering van de Begroetingsdag voor 75-plussers in Beverwijk.

-De vacaturesite van vrijwilligerscentrale Weldoen IJmond is vernieuwd. Hierdoor hebben we alle vacatures opnieuw moeten invoeren.

-Maandelijks wordt er copy aangeleverd voor het Contactblad voor ouderen van Heemskerk en de Senior en Wijzer voor inwoners van Beverwijk. Wekelijks gaat er een persbericht uit naar de regionale media. Iedere twee weken is De Stut bij het programma Roem van Toen op radio Heemskerk van de partij met een praatje over haar aanbod. Ook bij Radio Beverwijk zijn wij vaste gast.

-De Stut is een van de vier partijen die door de redactie benaderd is om mee te denken over het Contactblad nieuwe stijl. Doel is om de leesbaarheid te vergroten.

Er zijn gesprekken gevoerd met een beleidsmedewerker van de gemeente Beverwijk over onderwerpen en lay out voor de nieuwe informatiebrochure voor senioren.

-Er zijn meerdere overlegvormen met collega organisaties. Tweemaal per jaar is er het Collegiaal overleg op beleidsniveau waarbij o.a. gesproken is over het onderwerp Actieve leefstijl, de bouwsessie Ouderenplatform Beverwijk en deskundigheidsbevordering van vrijwilligers. Tweemaal per jaar het Regionaal overleg over de praktische uitvoering van bijvoorbeeld activiteiten, gebouwbeheer en vrijwilligersondersteuning. Een vrijwilligster van De Stut voert de redactie over het gezamenlijke programmaboekje van de zomeractiviteiten.

– De Stut wordt vaak benaderd als samenwerkingspartner: Het ZOndag MIddag POdium (ZOMIPO) is een graag geziene gast in De Stut. Dit jaar is men tweemaal in huis geweest en in totaal zijn daar 110 bezoekers op afgekomen.

– Koffie Plus bestond in 2017 alweer vijf jaar. Dat is gevierd met een lustrumfeest voor bezoekers en genodigden. De Stut heeft dit feest gefaciliteerd door een zaal ter beschikking te stellen en in de vorm van een cadeau . 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-Het is ondertussen traditie dat de startdag van de Wandel Middag 4 Daagse vanuit De Stut plaatsvindt. Ook deze keer onder aanvoering van wethouder Erol van de gemeente Beverwijk. 

-Bibliotheek IJmond zocht geschikte locaties voor het onderbrengen van een nieuw initiatief: de Lonkende Leestafel. In oktober zijn hierover de eerste oriënterende gesprekken gevoerd.

-De Stut neemt deel aan netwerkbijeenkomsten. Op 26 januari was er onder aansturing van Humanitas een bijeenkomst in het gemeentehuis van Heemskerk. En heeft MEE de Wering een Zorgnetwerkbijeenkomst georganiseerd.

-Tweemaal per jaar komt een leerling van de Kennemerpraktijkschool voor een korte stage. We voeren met deze leerling stage gesprekken en eind van het schooljaar is er de traditionele Bedankdag voor de stagebegeleiders.

-We worden met enige regelmaat benaderd door partijen die zaalruimte zoeken voor een of meerdere momenten per jaar: De Vereniging van Eigenaren Beneluxflat heeft tweemaal een beroep gedaan op De Stut voor het houden van een ledenvergadering. Hulpmiddelen verstrekker Welzorg heeft in oktober een presentatie gehouden en zij geven aan miv 2018 een spreekuur locatie te zoeken.

-De contacten met de Stichting Participatie Anderstaligen (SPA) zijn geïntensiveerd en de Taalcarrousel helpt een groot aantal anderstaligen en Nederlandstaligen over de drempel die we anders niet zouden zien. Voor een kleine tegemoetkoming in de kosten bieden we nu wekelijks een zaal aan.  

-Wekelijks maakt de Kritische Gemeente IJmond (KGIJ) gebruikt van het gebouw. Zij zijn vanaf de oprichting als medegebruiker betrokken bij De Stut en nog steeds is er onderlinge uitwisseling van kennis en personen.  

 

Gebouwbeheer

-We hebben de sleutelprocedure geactualiseerd en iedereen die de beschikking heeft over sleutels heeft hiervoor een verklaring  getekend.

-Het ontruimingsplan is bijgewerkt en een vernieuwde telefoonlijst met belangrijke adressen ligt bij onze buren, de Vlinderschool.

-Het gebouw is in 2017 flink onder handen genomen. Op 22 februari was de feestelijke opening van de Beemsterzaal, voorheen de Soos. De nieuwe naam is een verwijzing naar een voormalige vrijwilligster die een legaat heeft nagelaten. Van dit geld is deze zaal opgeknapt, zijn alle zaaldeuren voorzien van nieuwe naamstickers en is lichtgewicht meubilair aangeschaft.

-Verhuurder, gemeente Heemskerk, heeft de toiletruimten gerenoveerd en er is een begin gemaakt met de vervanging van lichtarmaturen zodat we straks in alle zalen led verlichting hebben.

-Op verzoek en aanwijzing van de gastvouwen is er een nieuwe balie geplaatst waardoor de gastvrouwen toegankelijker zijn voor de bezoekers en een beter zicht hebben op het gebouw.

-Met eigen middelen is de ringleiding vervangen en de geluidsinstallatie geheel vernieuwd.

-Onderhoud van de tuin, alarm en inboedel worden zo goed als mogelijk in eigen beheer en voor eigen rekening ter hand genomen.

-In december is er een controle brandveiligheid uitgevoerd en een ontruimingsoefening geweest waarbij ook enkele gastvrouwen aanwezig waren.

Bestuur

-Er zijn twee gesprekken gevoerd met kandidaat bestuursleden. Uiteindelijk is een nieuw bestuurslid in functie getreden. Het jongste bestuurslid vierde dit jaar haar veertigste verjaardag.

Organisatie en beleid
-De beroepskracht beschikt over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).  
-De gemeente Heemskerk heeft op 31 januari een netwerkbijeenkomst georganiseerd over de Algemene Voorzieningen. De Stut was met twee personen vertegenwoordigd. Op 13 februari en 30 mei kwam daar nog een vervolg op waarbij geoefend kon worden rondom de vernieuwde subsidieaanvraag. Ook is er gebruik gemaakt van het aanbod voor nadere uitleg over de nieuwe wijze van offreren.

-De Stut heeft de leeftijdsgrens van 55 jaar losgelaten. Hiervoor in de plaats heten wij voortaan een ontmoetingscentrum te zijn voor ontmoeting, recreatie, educatie en conditie. De vernieuwde gevelplaat is op 22 februari onthuld.

-Vanaf april is de sollicitatieprocedure gestart voor de tijdelijke aanstelling van een Agogisch medewerker. Op 1 september mochten wij deze nieuwe kracht verwelkomen.

-Op 6 april en 19 oktober was er een ambtelijk overleg tussen leden van het bestuur en beleidsmedewerkers. Er is eenmaal een bestuurlijk overleg geweest waarbij de wethouders en beleidsmedewerkers van de gemeenten Beverwijk en Heemskerk in gesprek zijn gegaan met het bestuur.

Activiteiten

-In 2017 zijn er nieuwe activiteiten aangeboden. De cursussen Schaken, La Blast en de Kunst van de farao zijn een groot succes gebleken en worden in het nieuwe seizoen voortgezet. Door geringe belangstelling is Dans je fit voor vrouwen en Biodanza niet van de grond gekomen.

-In de maanden juni, juli en augustus is er een speciaal zomeraanbod geweest. Dat mag dit jaar erg succesvol genoemd worden. Dankzij de medewerking van de gastvrouwen was het mogelijk minimaal 4 dagen per week open te zijn. Het is een combinatie van ons vaste aanbod en eenmalige activiteiten. Denk hierbij aan een wekelijkse tafeltennisochtend of maandelijkse Quiltbee, een workshop Beweeg je fit, de Volkdansinstuifen en een kennismakingscursus La Blast. Met 15 verschillende activiteiten, variërend van eenmaal per maand tot tweemaal per week, hebben wij 872 personen een aangename zomer weten te geven. Koffie Plus is de hele zomer, vijf dagen per week doorgegaan. Het bezoekers aantal van Koffie Plus is niet meegerekend in dit totaal.

-Een van de hoogtepunten van dit jaar waren de optredens van onze theatergroep. Met een eigen gemaakt revueprogramma hebben zij in totaal vijfmaal opgetreden voor eigen publiek, voor de leden van de Ouderenbond KBO/PCOB en in Zorgcentrum Westerheem. 


-We hebben themabijeenkomsten georganiseerd met de volgende onderwerpen: Dementie of vergeetachtigheid?, Euthanasie, Boekenweek, een informatiemiddag over WMO voorzieningen en Internetbankieren. Verder nog eenmalige activiteiten als een workshop Paasbloemstuk, Sinterklaasspel en workshop Kerstbloemstuk. In totaal zijn hiermee 35 deelnemers bereikt

 

Deskundigheidsbevordering

-De coördinator is lid geworden van de landelijke beroepsvereniging Agora, voor coördinatoren vrijwilligerswerk. Hiervoor heeft zij drie inspirerende bijeenkomsten bijgewoond met vakgenoten.

-De beroepskracht volgt jaarlijks de bijscholing voor Bedrijfshulpverlening (BHV). Er is zesmaal een noodoproep gedaan naar 112 en is een ambulance voorgereden. Eenmaal is een huisartspraktijk gebeld die telefonische instructies heeft kunnen geven. Deze voorvallen geven het belang aan van enige basiskennis.

-Er is deelgenomen aan een training Hostmanship en bekeken wordt of dit in de toekomst ook aangeboden kan worden aan alle gastvrouwen.

-De beroepskracht heeft vier coachingsgesprekken gevoerd.

-Het RIBW heeft een themabijeenkomst aangeboden over verslavingsproblematiek.

-Er is een welzijnsmarkt bezocht om nieuwe ideeën op te doen.

-De regionale presentatie van hulpmiddelenaanbieder Welzorg is bijgewoond.

-Weldoen IJmond heeft een mantelzorgcafé georganiseerd voor beroepskrachten en mantelzorgers waarbij het leren grenzen stellen aan bod kwam.

-Bij collega organisatie Welzijn Velsen was een voorstelling met uitleg over dementie.

 

Interne communicatie

-Van elkaars werkzaamheden op de hoogte zijn is erg belangrijk binnen een organisatie. Daarom zijn er meerdere overlegvormen. Zo is er een wekelijks werkoverleg over lopende zaken en klussen in en om het huis. Maandelijks komen leden van het bestuur en van de Activiteitencommissie bij elkaar en iedere zes weken de schenkgastvrouwen en baliemedewerkers. Tweemaal per jaar hebben de leden van de Administratiecommissie overleg. De verslagen worden onderling verspreid en liggen ter inzake in een ordner bij de balie.

-Wekelijks hebben de twee beroepskrachten van De Stut en Koffie Plus een werkoverleg over lopende zaken. Tweemaal per jaar is er een groot overleg. Onder voorzitterschap van De Stut bespreken subsidiegevers, leidinggevende van Parnassiagroep Reakt en activiteitenbegeleider met elkaar praktijkvoorbeelden en beleidsmatige onderwerpen.

-Er zijn handleidingen gemaakt en geactualiseerd om de interne communicatie te stroomlijnen. Bijvoorbeeld procedure met betrekking tot persberichten, het programmaboekje, werkzaamheden in de zomerperiode en rondom de decemberactiviteiten.

-In het najaar hebben alle gastvrouwen een kennismakingsgesprek gevoerd met de agogisch medewerker. Dit is positief ontvangen en informatief geweest.

Mei 2018